Warum der November ein guter Zeitpunkt für die Schlussprüfung ist
Nach § 556 Absatz 3 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) ist über vereinbarte Betriebskostenvorauszahlungen jährlich abzurechnen. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Für einen Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember 2025 bedeutet das regelmäßig: Die Abrechnung muss spätestens am 31. Dezember 2026 zugegangen sein. Wird die Frist versäumt, ist eine Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen, sofern der Vermieter die Verspätung zu vertreten hat.
Nicht nur rechnen, sondern nachvollziehbar abrechnen
Eine gute Abrechnung lässt erkennen, welcher Abrechnungszeitraum gilt, welche Gesamtkosten angesetzt wurden, nach welchem Schlüssel sie verteilt werden und welche Vorauszahlungen bereits geleistet wurden. Vor dem Versand sollten Vermieter deshalb Rechnungen, Ablesewerte, Flächenangaben und die vertraglich vereinbarten Umlagemaßstäbe abgleichen. Das BGB verpflichtet zudem zum Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und gewährt Mietern auf Verlangen Einsicht in die zugrunde liegenden Belege; diese dürfen auch elektronisch bereitgestellt werden.
- Abrechnungszeitraum und vollständige Kostenbelege prüfen.
- Umlageschlüssel mit Mietvertrag und tatsächlichen Flächen beziehungsweise Verbräuchen abgleichen.
- Geleistete Vorauszahlungen vollständig und mietparteibezogen berücksichtigen.
- Zugang der Abrechnung rechtzeitig und nachvollziehbar organisieren.
Heizkosten brauchen zusätzliche Informationen
Für Heiz- und Warmwasserkosten gelten neben dem BGB die Vorgaben der Heizkostenverordnung. § 6a HeizkostenV verlangt bei Abrechnungen auf Grundlage des tatsächlichen Verbrauchs oder von Heizkostenverteilern zusätzliche Informationen. Dazu gehören unter anderem Angaben zu Energieträgern, Steuern und Abgaben, Kosten der Verbrauchserfassung, geeignete Kontaktinformationen sowie Verbrauchsvergleiche. Bei installierter fernablesbarer Ausstattung sind den Nutzern außerdem monatliche Verbrauchsinformationen bereitzustellen. Welche Angaben im konkreten Objekt erforderlich sind, hängt von Technik und Abrechnungssituation ab.
CO2-Kosten in der Heizkostenabrechnung nicht übersehen
Soweit das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz auf das Gebäude und den eingesetzten Energieträger anwendbar ist, muss der Vermieter nach § 7 CO2KostAufG den Mieteranteil an den CO2-Kosten berechnen. In der Heizkostenabrechnung sind der auf den Mieter entfallende Anteil, die Einstufung des Gebäudes oder der Wohnung und die Berechnungsgrundlagen auszuweisen. Fehlen diese Angaben oder wird der Anteil nicht bestimmt, sieht das Gesetz ein Kürzungsrecht des Mieters in Höhe von drei Prozent seines Heizkostenanteils vor. Sonderfälle und gesetzliche Ausnahmen müssen objektspezifisch geprüft werden.
Was tun, wenn Unterlagen noch fehlen?
Fehlende Ablesewerte, verspätete Dienstleisterabrechnungen oder unklare Verteilerschlüssel sollten nicht bis kurz vor Jahresende liegen bleiben. Sinnvoll ist eine offene Resteliste mit Verantwortlichem und Termin. Liegt die Ursache einer Verzögerung außerhalb des eigenen Einflussbereichs, sollte der Ablauf dokumentiert werden; ob dies rechtlich genügt, lässt sich nur im Einzelfall beurteilen. Eine vorschnelle Schätzung oder ein ungeprüfter Umlageschlüssel kann später mehr Aufwand verursachen als eine rechtzeitige fachliche Prüfung.
Kurzfazit für Vermieter
Für kalenderjährliche Abrechnungen 2025 rückt die gesetzliche Zwölfmonatsfrist näher. Vermieter sollten jetzt nicht nur die Summe kontrollieren, sondern auch Umlageschlüssel, Vorauszahlungen, Heizkosteninformationen, CO2-Angaben und den rechtzeitigen Zugang. Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung für den Einzelfall.
Quellen und Grundlagen 3 geprüfte Originalquellen · Details anzeigen
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Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz / Bundesamt für Justiz
Vollständige Informationen bei Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz / Bundesamt für Justiz
§ 556 BGB - Einzelnorm -
Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz / Bundesamt für Justiz
Vollständige Informationen bei Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz / Bundesamt für Justiz
§ 6a HeizkostenV - Einzelnorm -
Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz / Bundesamt für Justiz
Vollständige Informationen bei Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz / Bundesamt für Justiz
§ 7 CO2KostAufG - Einzelnorm
